コンプライアンス

方針

當社では役員?社員の職務の執行が法令、定款および企業倫理に適合することをコンプライアンスの基本方針とし、さまざまな施策を実施しています。

2016年7月に行動指針をより具體化したグローバル行動倫理規範(Global Code of Conduct & Ethics:COCE)を同年4月の取締役會の決議を経て制定しました。COCEは國內外のグループ社員が集結して策定し、社長メッセージと「COCEブックレット」各言語版(23言語)を當社イントラネットに掲載するとともに、COCEグローバルネットワークを通じて周知徹底を行い、役員?社員からCOCE遵守の誓約を取得しています。當社は、コンプライアンスの取組みを最高水準に保つために、今後も現行の基本方針やCOCE、コンプライアンス各施策の有効性を定期的に評価、検証し、必要に応じて改善してまいります。

「グローバル行動倫理規範」ブックレット

グローバル行動倫理規範(CODE)10カ條について、より具體的な行動の指針を示したブックレットを掲示しています。

2016年7月には行動指針をより具體化したグローバル行動倫理規範(Global Code of Conduct & Ethics:COCE)を同年4月の取締役會の決議を経て制定しました。COCEは國內外のグループ社員が集結して策定し、社長メッセージと「COCEブックレット」各言語版(23言語)を當社イントラネットに掲載するとともに、COCEグローバルネットワークを通じて世界中の豊田通商グループの役員?社員一人一人が世界共通の行動倫理規範をしっかり理解し、実踐していくことを目指しております。

當社では、COCE違反について何らかの懸念を抱いた場合、適切なチャネルでの速やかな報告を全役職員に義務付けた上で、同報告者に対して報復的行動や措置を取らないことを保証しています。同チャネルには、上司やコーポレート部門に加えて、160以上の言語に対応し匿名通報も可能なグローバル內部通報制度も含まれます。
営業本部企畫部による実査活動や監査部による內部監査においても、COCE違反が発生していないか精査しています。
また、ITやAIなどの最新デジタルツールを駆使して、経費?売買計上?財務諸表などの膨大なデータを分析し、不正の兆候をモニタリングすることで、不正の抑止や早期発見に努めています。これら分析結果は上記実査活動や內部監査にも活用しています。
そして、COCE違反の懸念が生じた場合は、取締役會の監督のもと、不祥事対応マニュアルに基づき、ERM?危機管理?BCM推進部が法務部や人事部等関係部署と共に厳正に調査?対処しています。

當社グループにおける、2019年度の國內?海外でのCOCE違反の件數は、以下のとおりです。

?違反総件數:53件。但し、當社グループの経営に重大な影響を與える違反はありませんでした。

腐敗防止

1.基本方針

當社グループでは、グローバル行動倫理規範(Code of Conduct & Ethics, COCE)で反汚職を明確に謳い、腐敗行為の禁止とマネーロンダリングの防止を腐敗防止の基本方針(Anti-Corruption Policy)としています。

1.1 腐敗行為とは、不當な利益を求めて権限を亂用する行為全般を指し、贈収賄やカルテル?談合、橫領、利益相反行為などあらゆる形態の腐敗行為を含みます。

1.2 贈賄とは、直接または間接を問わず、ビジネス上の便益を得るためまたは確保するため、公務員または私人に対して不正に金銭、ギフト、娯楽その他便益を提供することや、その約束または申し入れをすることをいいます。

1.3 収賄とは、直接または間接を問わず、不當な判斷や行為に対する見返りとして金銭、ギフト、娯楽その他便益を要求すること、または受領することをいいます。

2.取締役會による監督

COCE違反事案に対しては、取締役會の監督のもと、不祥事対応マニュアルに基づき、ERM?危機管理?BCM推進部が法務部や人事部等関係部署と共に厳正に調査?対処しています。また、取締役副社長?CCOを委員長として四半期毎に開催される統合リスク管理委員會において、腐敗防止の取組みを含むグローバルコンプライアンス活動の方針並びに當該決算期における活動狀況及び違反狀況について報告し、その報告內容は、統合リスク管理委員會より取締役會に報告されます。

3.具體的な取り組み

米國連邦海外腐敗行為防止法(FCPA)や英國贈収賄防止法(UKBA)、日本の不正競爭防止法を含む各國の贈収賄規制に違反することのないよう、贈収賄防止規則及び実施要領を制定し運用することで贈収賄行為の未然防止に努めています。具體的には、政府等が関與する取引の事前審査?決裁、公務員等の招聘の事前審査?決裁および公務員等に対する接待?贈答報告等を義務付けています。また、マネーロンダリング防止のために、第三國?第三者への支払いを原則禁止とし、特別承認のための決裁手続きを定めています。これら社內規程の遵守狀況についても定期的にモニタリングし、規程遵守の徹底と改善に努めています。
上述の決裁手続きにおいて、既存及び新規の代理店等?(代理店、エージェント、コンサルタント等)、仕入先、共同企業體および共同事業體パートナーに対して、以下のようなデューデリジェンスを、リスク評価結果に準じて実施しています。また、企業買収や合弁事業に伴う新規ビジネスパートナーや既存のビジネスパートナーとの間においては、當社グループにおける腐敗防止の基本方針をお伝えし、反腐敗行為に対する當社グループの強い決意をご理解いただいた上で、原則として反贈収賄に関する條項を含む契約書を締結し、贈収賄を含む腐敗行為の防止を義務付けることで、腐敗行為の発生を防止しています。

3.1 贈収賄?腐敗の防止に関する質問書(Anti-Bribery & Corruption Questionnaire)への回答取得による贈収賄防止體制の事前確認

3.2 第三者機関のリスク&コンプライアンス?データベースによる贈収賄関連等の懸念情報の有無チェック

3.3 第三者機関による贈収賄?腐敗リスクに関するバックグラウンド調査

グループ會社についても、トランスペアレンシー?インターナショナルが公表している腐敗認識指數(Corruption Perceptions Index, CPI)を參考に、贈収賄を含む腐敗リスクの評価を定期的(隔年)に行っています。その評価によるリスク結果に準じて、各國法令や規制について現地弁護士にも相談しながら、各國に応じた贈収賄防止規則を含む関連社內規程を整備し、決裁や報告手続き、ビジネスパートナーに関するデューデリジェンスの実施や當社が契約する外部機関のEラーニングを提供するなど、上述同様の取り組みを実施しています。特に、リスクが高いと評価したグループ會社については、本社法務部員が現地を訪問し、ヒヤリング等を行ったうえで、上記取り組みが適切に設計、実施、遂行されるように指導、サポートを行っています。そして、それら取り組みの実施、遂行狀況を本社法務部がモニタリングすることで腐敗行為の防止に努めています。

4.研修

役員向けの役員法令ハンドブック及び従業員向けのコンプライアンスマニュアルにおいても上記腐敗行為の禁止を明記し、全役員及び全従業員にそれぞれ配布?配信しています。また、その理解と周知のため、全役員及び全職員受講必須のEラーニングを実施しています。

5.COCE違反個別対応

當社グループでは、COCE違反を含む緊急事態発生時の連絡體制について、緊急時対応要領(通達)を定めています。COCEに抵觸する問題の発生またはその虞を認識した職員は、直ちに上長に報告しなければなりません。そして、當該報告內容は、各社社長や主管部長を通じて直ちにコンプライアンスの主管部長であるERM?危機管理?BCM推進部長(ERM部長)に報告することが義務付けられています。當該報告を受け、ERM部長は、経営トップ、CCO、CFOおよび監査役、並びに、法務部、人事部、広報部等の関係部署に直ちに報告するとともに、初動対応、必要な調査等を行い、適切に対処しています。対処狀況およびその結果についてはCCOおよび監査役に報告されます。従業員に不正行為があった場合は、懲罰委員會の設置等、賞罰規程に則った手続きを経て厳正に処分しています。また、同様のCOCE違反がグループ內で発生することを防止するために、事案概要や発生真因、再発防止策等を四半期ごとにグループ內にも共有し、當社およびグループ各社でのコンプライアンス教育に活用しています。

6.腐敗行為に関する摘発事例

2019年度、當社で腐敗行為に関する摘発事例はなく、これによる罰金?課徴金等の支払いもありません。

內部通報

內部通報窓口は、従來の社內および社外弁護士に加えて、2017年11月に、多言語(160言語以上)対応窓口を外部専門機関に設置し、グローバル化ならびに匿名性および秘匿性を向上することで、あらゆる形態の腐敗行為?人権侵害などを含むCOCE違反に関する通報や相談がしやすい內部通報體制の整備を進めています。また、全ての內部通報が監査役に直接通知され、その対応狀況を報告することで、経営幹部からの獨立性の擔保を図っています。

當社は、2020年4月24日付で、消費者庁所管の「內部通報制度認証(自己適合宣言登録制度)」の自己適合宣言登録事業者として登録されました。

今後も、より高い信頼性と実効性が確保された內部通報制度の整備と運用を推進し、更なるコンプライアンス経営の強化と企業価値の向上を目指しまい進してまいります。

※內部通報制度認証とは、「公益通報者保護法を踏まえた內部通報制度の整備?運用に関する民間事業者向けガイドライン」に基づき、內部通報制度を適切に整備?運用している事業者を評価し、その取組みを促進することによって內部通報制度の質の向上を図り、國民生活の安全?安心を確保するための制度です。

コンプライアンス意識向上活動

日々の業務で遵守すべき具體的な行動倫理規範を役員?社員に浸透させるために、各種研修やセミナーの実施、全役員?社員からの誓約取得、さらには全社員受講必須のe-learningなどを通じて、規範の遵守狀況をレビューし、法令および企業倫理遵守の徹底を図っています。
2019年3月期も新入社員向け?新任管理職向け?ライン部長向け?役員向けといった階層ごとの研修、國內グループ會社新任役員や海外駐在赴任前の社員を対象にした研修などを実施しました。また、役員?社員向けに「インサイダー取引」「贈収賄防止」「カルテル」「サプライチェーンCSR」「COCE」などについて研修やe-learning、説明會などを通じてあらゆる形態の腐敗行為の禁止を周知徹底するとともに、役員向けには役員法令ハンドブックを、社員向けにはコンプライアンスマニュアルを2年に1回見直し?改訂?発行し、重要法令などを周知徹底することで、法令および企業倫理遵守の徹底を図っています。

稅務ガバナンスポリシー

當社および當社グループは、CFOの責任の下、COCEに従い、各國の稅法および関連規定等を遵守し、グローバルで適切な納稅義務を履行することを基本方針としています。
事業活動を適正かつ合理的に行うことを重視しており、事業目的に沿った事業展開やグローバルな體制構築を実施することとし、タックスヘイブンを利用する恣意的な租稅回避は行わず、法の精神に従い、各國の法令および租稅條約、ならびに國際的な課稅ルールを遵守し、その精神を尊重した適切な申告、納稅を実施しています。また、事業を行う地域の稅務當局に対して、適切な情報開示と建設的な対話により、公正な関係の構築を図っています?;痉结槫蜗?、二重課稅の排除に努めるとともに、稅優遇措置の適切な活用により、稅務コストの適正化に努めています。